Si on se trompait moins ?

Publié le 6 avril 2015 par David Desfougeres

Nous, les équipes IT, sommes des forçats de l’engagement. Scrum est une machine à s'engager : seul lors d'une rétro, avant une démo, en équipe en Sprint Planning Meeting ou encore en rétro; pour soit ou au nom de l'équipe. Plus généralement en gestion de projets, nous devons nous engager sur des plannings, des budgets, de la qualité, des périmètres.

A quoi tient l'engagement ? A notre expertise ? A nos croyances fondamentales ? A la science ?

Deux exemples qui m'amusent beaucoup : La tonde de pelouse et le cout de la peinture. Laissez moi vous raconter :

"Hey chérie, je vais tondre la pelouse"
"Ok, mais on a rendez-vous chez ma grand-mère, on part dans 1 heure"
"Pas de problème : 1/2 heure pour tondre, 1/4 d'heure pour me préparer ..; tranquille"

Bon plus d'essence dans la tondeuse (5 minutes de perdues pour le plein ...si on compte le temps de s'apercevoir qu'elle est à sec), herbe plus haute que prévue, et humide : 2 fois plus de temps... (nous sommes début avril .. en Bretagne ...je m’attribue cette histoire même si elle n'est en rien auto-biographique)

"Ok, je file sous la douche"

"Oui mais dépêche-toi, mamie à horreur d'attendre et on est à la bourre alors que tu avais dis une demie heure ... mais hey dis donc ..tu n’en as fait à peine la moitié ..."

Nous avons nos expériences, nous sommes des experts dans les taches du quotidien tant nous les avons répétées ...Nous nous engageons à tenir un délais sur une tache ... l'impératif est l'adaptation aux contraintes techniques qui font changer la donne et parfois rater notre engagement...

"Tant pis ...tu finiras demain ...mais tu parles trop vite"

Qui d'entre vous croit encore aux peintures "mono-couche" ?

Certaines sont de grandes marques, onéreuses, gage d'une certaines qualité. Appuyées par des experts-vendeurs en grandes surfaces spécialisées ou commerce "pro", on peut établir un budget en toute confiance.

Nous ne sommes pas des peintres, mais allons bien faire et le budget établi tiendra : une surface à peindre, un prix au litre : pas compliqué !

Ah ..j'oubliais encore un rouleau neuf (celui gardé "de la dernière fois" est tellement sec qu'il faut en changer). On garde les sceau, il reste des bâches ...c'est parti.

Murs pas suffisamment préparés, coup de rouleau mal assuré ... mono couche : çà veut peut être dire que le commun des mortels ne peut en passer qu'une dans la journée. Notre belle couleur bien tendance doit finalement être recouverte d'une couche complémentaire mais avant çà ... aller-retour à la boutique, destruction sommaire cette belle prévision de budget. Je ne parle pas du délais, et de la journée (ou de deux) complémentaire(s) à vivre en compagnie dans le débarras qu'est devenu la pièce principale, car il fallait bien faire place nette dans la pièce en "travaux"

On se trompe donc très régulièrement dans nos vies quotidiennes : Qui ne s'est pas dit après avoir salué la caissière ou le caissier du supermarché : "Tiens, je ne pensais pas en avoir pour autant aujourd'hui ..ah oui j'ai acheté çà en plus".

Et puis : rien de grave, de vital quelques euros de plus dans un budget peinture, une blessure à l'orgueil due à une tonte de pelouse pas terminée, des délais qui s'allongent et dont les impacts dérangent un peu l'organisation bien huilée d'un doux foyer.

Mais quid de ces erreurs dans nos vies professionnelles, là où notre engagement impacte tout ou partie d'un projet ? Et puis finalement où se trouve le problème : dans la non atteinte d'un résultat ou dans l'écart entre le résultat et notre engagement ?

Il faut donc pouvoir s'engager à hauteur des connaissance que nous avons des attendus du client. Nous sommes d'accord : cette vue est "bisounoursienne" (du latin bisousnourser: "qui rêve debout et les yeux ouverts d'un monde sans perturbation")

Cependant, nous devons nous engager auprès de nos directeurs, nos DAF, nos services achats : Tel projet, tels couts : donc telles commandes (ou réservation de ressources).

Lorsque nous sommes des équipes Agiles dans un milieu qui ne l'est pas, nous avons des armes pour répondre encore faut-il les utiliser ... de façon à ce qu'elles ne nous desservent pas.

Que me dit le manifeste Agile ? "L'adaptation au changement plutôt que le suivi d'un plan" : ceci ne me permet pas d'obtenir un devis de ma TMA (Tiers maintenance Applicative ...en résumé : SSII en charge des développements) car malgré "La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle", je dois tout de même passer une commande. (N'oublions pas le bas de page "Nous reconnaissons la valeur des seconds éléments, mais privilégions les premiers.")

Mon objectif est de tenir mon engagement, mais il est impératif toutes les partie prenantes m'accompagnent dans cette démarche : que l'engagement ne soit plus celui de l'IT uniquement, mais une préoccupation de tous.

J'utilise le principe du "T-shirt Sizing" : ne plus parler de chiffres mais d'écarts, je me sers des tranches XS, S, M, L etc... comme on peut le lire sur nos étiquettes (Croyez-moi sur parole, vos collègues ne comprennent pas pourquoi vous êtes en train de gesticuler sur votre siège à essayer de lire celle de votre pull qui est dans votre nuque).

J'ai pris une voie empirique pour connaitre la variabilité des mes couts estimés en début de projets par rapport aux dépenses réelles. Cet écart est repris dans les intervalles de taille de t-shirts.

A l'instar de l'aide apportée par le début de la suite de Fibonacci pour l'estimation des "story points", mon objectif est d'engager des discussions avec les business owners sur l'intérêt d'embarquer des projets ou groupes de fonctionnalités (et ne plus prioriser uniquement sur la base des couts, charge à eux de montrer un gain !)

L'intérêt sous-jaccent à ce découpage est d'approcher les notions de socle minimum à développer (équivalent MVP) et d'add-on à valeur ajoutée (équivalent MMF)

Ces fonctionnalités ou projets sont découpés en regroupements de User Stories ; ce sont elles qui seront estimées en points . Avec le jeu de la vélocité, je saurai en retirer des couts prévisionnels..sauf que ma vélocité est variable.

C'est donc bien des écarts que je propose de présenter lors des négociations budgétaires.

Je somme mes fourchettes basse et haute, et selon ces estimations, je range mon sujet dans un t-shirt.

Je ne présente QUE les équivalent en t-shirt (L de 10 à 20 hj par exemple) jamais les sommes des fourchettes hautes et basses (11 et 19).

Pourquoi ? Simplement car présenter des chiffres qui semblent être précis (même si on présente des écarts) induit dans l'esprit du client un engagement fin, or il me semble dangereux de s'engager sur une part d'inconnu car, en tant que responsable de projet, je serai seul responsable de la non tenue de l'engagement. En étant "fins", il peut être considéré qu'il n'y a plus de zone d'ombre dans la définition des besoins.

Je fixe ensuite une borne : un budget, un jalon de livraison, un périmètre minimum etc.. puis je taille mon contenu à un nombre de t-shirts.

Et ma commande me direz-vous ? Partons sur la fourchette haute si la borne placée est le périmètre car ma collection de t-shirt me permet de mettre en place un « buffer » (le tampon que pour un sprint scrum) : ce que nous pourrons faire en plus de notre engagement minimal : nous le ferons mais mon engagement n'est pas absolu. Je présente ce buffer comme du bonus (merci à Laurent Morisseau pour cette idée).

Ce tshirt sizing avec des valeurs de tailles adaptées à la granularité de l’élément garantit que notre engagement est tenable et prend en compte la variabilité.

Nous pouvons donc nous engager :